Sage Office Line in der Cloud - Office Line 365

Die Botschaft auf der Sage Partner 2011 war eindeutig: Sage erweitert das Lizenzmodell in Richtung Cloud, und zwar in allen Produktlinien. Während man bereits im Bereich HR mit dem Produkt einfach-lohn Erfahrungen gesammelt hat, will man nun auch die Office Line in der Cloud anbieten. Das neue Produkt wird unter dem Namen "Office Line 365" angeboten werden. Dabei soll jedoch die hohe Anpassbarkeit, welches das Argument für den Einsatz der Office Line schlechthin ist, beibehalten werden. Sage bietet daher als Cloud-Lösung eine auf einem Terminal Server gehostete Office Line an. Im Grunde handelt es sich dabei um die "normale" Office Line, wie sie auch bei kundeneigenen Terminalservern im Einsatz ist. Neu ist jedoch das Preis- bzw. Lizenzmodell: Während man für den Einsatz auf eigener Hardware eine Lizenz kaufen muss, lautet das Schlagwort für die Cloud-Lösung "Subscription". Bereits unter 100 Euro pro Benutzer und Monat soll in Zukunft eine Office Line Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung nutzbar sein. Die Lizenz geht dabei nicht in den Besitz des Anwenders über, sondern es wird ein für die Vertragslaufzeit zeitlich beschränktes Nutzungsrecht eingeräumt. Ein Hostingpartner kümmert sich dabei um die technisch Realisierung. Schließt ein Kunde nun einen Nutzungsvertrag mit Sage ab, so werden vordefinierte Templates verwendet, um schnell und unkompliziert die gewünschte Lösung anbieten zu können. Damit ist eine Office Line praktisch in wenigen Stunden einsatzbereit.
Vorteile
Ein wesentlicher Vorteil der gehosteten Lösung ist die Unabhängigkeit von eigener Hardware: Die Anwendung läuft praktisch auf jedem PC oder Mac. Die Serverinstallation entfällt, für die Verfügbarkeit, Datensicherheit und die Datensicherung sorgt ein Hochleistungs-Rechenzentrum, das 7 Tage die Woche rund um die Uhr zur Verfügung steht. Aufgrund der Kompatibilität zu den konventionellen Installationen ist es auch in den meisten Fällen problemlos möglich, Addons von Fachhändlern einzusetzen. Meine Firma intellicon GmbH war beispielsweise an einer Pilotinstallation beteiligt, bei der unsere Amazon-Schnittstelle auf einem Cloudsystem installiert und erfolgreich eingesetzt wurde. Die dazu verwendete "Multi-Shop-Schnittstelle" musste trotz neuer technischer Umgebung nicht angepasst werden, sondern konnte sofort eingesetzt werden.
Das Kümmern um Softwareupdates, die Pflege und Wartung von Hardware und Datenbank, das Aufrüsten von Servern und Festplatten - all dies entfällt.
Nachteile
Hardwareabhängige Zusatzfunktionen können bei einer gehosteten Lösung unter Umständen zu Problemen führen. Davon dürften allerdings die meisten Installationen nicht betroffen sein, da eine kaufmännische Software in der Regel keine Maschinensteuerung übernimmt. Für die Anbindung von lokaler Hardware (wie etwa Zeiterfassungsgeräten) muss eine Lösung gefunden werden, mit der eine Anbindung über Internet realisiert werden kann. Im vorgenannten Pilotprojekt war es allerdings möglich, beispielsweise ein Kassensystem einschließlich Ansteuerung der Kassenschublade ohne Sonderentwicklung umzusetzen. Bei langsamen oder nicht störungsfreien Internetanbindungen ist  möglicherweise auch davon abzuraten, eine im Internet gehostete Lösung einzusetzen.
Fazit
Die Office Line 365 bietet die Chance, unkompliziert und schnell eine professionelle Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung einzusetzen. Dies kann ohne Hardwareinvestitionen und aufwändige Konfiguration des lokalen Netzwerkes erfolgen. Sicher mag der eine oder andere seine Bedenken haben, was die Speicherung von Unternehmensdaten in der Cloud angeht. Die langjährige Erfahrung des Rechenzentrums dürfte allerdings eine höhere Datensicherheit gewährleisten, als dies bei einem lokalen Netzwerk der Fall ist. Speziell für dezentral arbeitende Unternehmen, aber auch für alle, die sich um die eher lästige Pflege von Hard- und Software nicht mehr kümmern möchten, ist die Office Line 365 eine Chance für eine sorgenfreie Zukunft. Daher meine Empfehlung zur Office Line 365: "Kaufen".

Office Line 2012 erscheint im Juni 2011

Man durfte gespannt sein, und jetzt ist es soweit: Seit Juni 2011 wird die neueste Version der Sage Office Line, die Evolution 2012, ausgeliefert. Während man seit 2009 auf Access 2007 als Framework für das Frontend gesetzt hat, steht jetzt der Wechsel zu Access 2010 an. Bedingt durch diese Umstellung mussten zahlreiche Änderungen am Code vorgenommen werden, was die Gelegenheit bot, sich dem Thema Performance speziell am Frontend anzunehmen. Nicht ohne Erfolg: Der Belegdruck konnte selbst gegenüber der bereits vor wenigen Monaten verbesserten Version 5.1.4 noch einmal deutlich verbessert werden, so dass der Druck eines Beleges noch einmal um 30% schneller wird. Die Änderung hat allerdings leider auch zur Folge, dass Anpassungen am Print-Addin ggf. in der Version 2012 erneut durchgeführt werden müssen. Das Öffnen von Formularen wurden ebenfalls beschleunigt: Die Belegerfassung startet jetzt um 25% schneller, und bei einigen Stammdatenformularen konnten Verbesserungen um den Faktor 2 erreicht werden. Die Verbesserungen konnten erreicht werden, weil man das Laufzeitverhalten von Access unter die Lupe genommen hat, und Performancefresser konsequent eliminiert hat.
Da Start und Bedienung von Office 2010 ohnehin schneller und flüssiger vonstatten geht, als dies bei Office 2007 der Fall war, empfindet man die neue Version insgesamt als angenehmer - das zähe Laufzeitverhalten ist nahezu verschwunden.

Technologisch fallen zwei bedeutende Änderungen ins Auge:
1. Das Aufgabencenter und das Control Center wurden verbessert und ausgebaut. Für den Benutzer sind so beispielsweise kombinierte Chart-Listen-Darstellungen möglich. Technologisch greift das Control Center nun nicht mehr direkt auf die Daten zu, sondern über einen "Realtime Data Service" auf den Applikationsserver. Das dürfte auch die Zukunftstechnologie für neue Clients (z.B. für mobile Geräte) sein.
2. Der Applikationsserver wird nun standardmäßig mit installiert und ist die Verbindung des Controlcenter-Frontends zu Daten und Geschäftsprozessen. Die wesentliche Neuerung dabei ist, dass das Controlcenter nun nicht mehr nur Daten Darstellen kann, sondern auch Ergebnisse aus Geschäftsprozessen. So können beispielsweise auch GuV- und Bilanzkennzahlen wie Gesamtleistung, Gewinn, Anlagevermögen etc. in Listen und Auswertungen des Control Centers einfließen. Auch die Entwicklung eigener Geschäftsprozesse ist möglich, so dass im Control Center auch diese berechneten Werte dargestellt werden können.
Sage geht somit einen deutlichen Schritt in Richtung 3-Tier-Architektur und trennt Daten, Präsentation und Geschäftsprozesse in technisch separate Einheiten.
Damit ist der Weg offen für neue Entwicklungen wie Webclients, welche via SOAP oder REST mit den Geschäftsprozessen des Applikationsservers kommunizieren können. Eine Office Line auf dem iPhone ist nun nicht mehr allzu fern.
Währungen sind jetzt mandantenabhängig
Bislang wurden Währungen und demzufolge auch die Umrechnungskurse mandantenübergreifend gespeichert. Die mandantenabhängige Speicherung ab der Version 2012 ermöglicht es, unterschiedliche Kurse in den einzelnen Mandanten anzulegen und zu verwenden.

Lohnt sich die Umstellung?
Wer mit der Office Line Evolution 2011 aktuell zurecht kommt, wird sich fragen, ob eine Umstellung sinnvoll und notwendig ist. Diese Frage stellt sich zwar bei jedem Versionswechsel, aber bei den großen Updates, die auch ein Access Versionswechsel beinhalten, besonders.
Allgemein kann man die Frage nicht beantworten. Dennoch würde ich eine Umstellung dann empfehlen, wenn sich der Anwender die Nutzung von Controlcenter und Aufgabencenter vorgenommen hat. Die deutlichen Vorteile in der Version 2012 rechtfertigen meiner Einschätzung nach die Umstellung durchaus, insbesondere wenn man eine eventuell geplante Programmierung mit diesen Tools anstelle proprietärer Programmierung in Addins realisieren kann. Eine Liste im Controlcenter ist weitgehend updatesicher, während ein Addin mit jedem Release umgestellt und teilweise neu programmiert werden muss. Wer das nicht vor hat, sollte sich den geigneten Zeitpunkt für eine Umstellung gut überlegen. Wirklich neue Funktionalitäten, wie z.B. die Einführung neuer Addins oder neuer zentraler Funktionen sind nicht umgesetzt worden. Der Funktionsumfang dürfte im Wesentlichen gleich sein und sich nur gering unterscheiden. Das Risiko einer frühen Umstellung und ggf. die Inkaufnahme von Betriebsausfällen im Rahmen der Umstellung ist kaum vertretbar, wenn man die neuen Funktionen nicht zwingend braucht oder will. Kleine Installationen können durchaus durch die kostengünstige Möglichkeit, mit dem Aufgabencenter oder Controlcenter prozessunterstützende Funktionen abzubilden profitieren, bei größeren Installationen ist meines Erachtens aber durchaus noch anzuraten, nicht sofort und übereilt ein Umstellungsprojekt in Angriff zu nehmen.
Fazit
Insgesamt ist die Office Line 2012 eine rundum gelungene, technisch erneuerte Office Line. Das flüssige Laufzeitverhalten sorgt für mehr Spaß beim Arbeiten, und die Technologie bietet die Basis für interessante Erweiterungen. Erste Erfahrungen zeigen, dass die Anwendung stabil und ausreichend bugfrei ist, um bei Neuinstallationen direkt mit dieser Version zu starten.
Also von meiner Seite aus: Alles ok - viel Erfolg für Sage, Partner und Anwender.